BİLGİ NOTU

BELGE VE BİLGİ YÖNETİMİNDE BÜTÜNLÜĞÜN SAĞLANMASI

Türkiye’de  Kamu Kurumlarının EBYS’ye geçiş sürecinde ön hazırlıklar yapılmış ve sistem altyapısı büyük ölçüde tamamlanmıştır.

DETSİS ve Standart Dosya Planlarının hazırlanması ile Kamunun süreçleri daha rahat uygulanabilmektedir.

Özel Şirketlerin EBYS’ye geçerken, kamuda olduğu gibi bir dizi çalışmayı yapmalarında fayda olacaktır.

Haberleşme Kod Planı Çalışması:

Şirketin evrak kayıt, havale ve takiplerindeki genel esaslara göre, otomasyon tekniklerine de uygun ortak bir kodlama standardının sağlanması amacıyla, alfa nümerik olarak oluşturulan kod formatı, (Şirket Kurumsal Haberleşme Kod Planı) hazırlanmalıdır.

Şirket Dosya Planı Çalışması: Şirketin iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını (fiziki ve elektronik ortamda)sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Belgelerin arandığında kolaylıkla bulunabilmesi ve kullanılabilmesi için hazırlanan ve alfabetik, sayısal, alfa nümerik vb. simge türüne göre adlandırılan sınıflama yapısına uygun Şirket Dosya Planı hazırlanmalıdır.

Dosya Saklama Planı Çalışması: Belgelerin, son işlem tarihlerinden sonra, birim ve genel arşivlerinde ne kadar süre ile saklanacaklarına, bu süreler sonunda hangi işlemlere tabi tutulacaklarına dair değerlendirmeleri ifade eden planı(E Belgelerin de saklama sürelerinin belirlenmesi gerekecektir.

d-CoreEBYS®’nin kurulması ve yapılandırılması:

Şirketin organizasyon yapısı, şirket dosya planını içine alan ve iş süreç yönetimlerinin doğru yapılandırıldığı yapı kurulacaktır.

KURUMSAL ARŞİV YÖNETİM OTOMASYONU

Şirketin Hard Copy ortamdaki arşivlerinin fiziki envanterinin tutulduğu, dijital ortama aktarılan arşivi içinde barındıran Şirket Dosya Planına uygun yapılandırılan kurumsal arşiv otomasyonu ile d-CoreEBYS entegrasyonu sağlanmalıdır.

EBYS’de üretilen e imza ve mobil imza ile imzalanan belgelerin  de Kurumsal Arşiv Otomasyonunda yerini alması sağlanabilir.

Aynı zamanda,EBYS’de evrak üretirken, d-DAYSİS’ten belge ekleme işlemi de gerçekleştirilecektir.

ENTEGRASYONLAR

Şirket bünyesinde kullanılan diğer otomasyonlarla entegrasyonlar sağlanacak ve bütünleşik yapı kurulacaktır.