YEŞİL OFİS DÖNEMİNE GEÇİYORUZ

Aydem Holding bünyesinde faaliyet gösteren şirketlerin kurumsal arşivlerinin düzenlenmesi, dijitalleştirilmesi, belge ve bilgi güvenliğinin sağlanması için dijital dönüşüm projesinin ilk adımı bu kapsamda Yatağan Termik Enerji Üretim A.Ş.‘de başladı.

Projenin en başından beri süreci titizlikle takip eden Termik Santraller Genel Müdürü Korhan Tiryaki, ‘Yeşil Ofis Projesinin’ hayata geçmiş olmasından dolayı duyduğu mutluluğu dile getirerek projeyi değerlendirdi:’

Projede ilk olarak ‘Kurumsal Arşiv Projesi’ ile fiziki ortamda tutulan belgeleri dijital ortama taşıdık.

Geçmiş döneme ait arşivsel malzemelerin standartlara uygun olarak düzenlenmesi, dijitalleştirilmesi ve indekslenmesi ile belge ve bilgiyi korumanın yanında yetkisi olan ekip arkadaşlarımızın fiziki belgeye bağımı kalmadan 2 saniye gibi bir zamanda belgeye ve bilgiye zaman ve mekân sınırı olmadan erişimlerini hedefliyoruz.

Geçmiş arşivlerin dijitalleştirilmesi ile paralel olarak güncel yazışmalarımızın da elektronik ortamda, üretilmesi, süreçlerin yönetilmesi, arşivlenmesi için ‘Elektronik Belge Yönetim Sistemine’ geçiyor olmamız, bilgi ve belge akışında süreçlerimizin daha hızlı ve kaliteli olacağına inanıyoruz.’

Dijital Arşiv Projesi’ birçok olanda işimizi kolaylaştıracak ve şirketimizin hafızası olana arşivin güncelliğinin korunması yanında, geçmişin deneyimlerinin de çalışma arkadaşlarımıza aktarılması açısından önemsiyoruz’ diye ekledi.’

Dijital Arşiv Projesinin’ şirket için her anlamda işleri kolaylaştıracağını söyleyen Tiryaki, bu projenin avantajlarını da sıraladı;

Belge ve bilgi güvenliğinin sağlanması ve yetki kapsamında belgeye hızlı erişim, belgelerin yıpranması önlenecek, yasal saklama sürelerini doldurduğu halde bilgi amaçlı tutulan arşiv malzemelerinin imha edilmesi ile fiziki yer tasarrufu sağlanacak, kurumsal arşiv düzeninin oluşturulması ile şirketlerin bünyesinde belge yönetiminde standardizasyon kurulacak, bilgiye erişimin maliyeti düşecek, eş zamanlı önemli belgelere aynı anda çoklu erişim sağlanacak, araştırma ve inceleme süreçleri kolaylaşacak, belge ve bilgi kayıplarının önüne geçilecek, afetlere karşı üstün koruma sağlanacak, kağıt, zaman, emek ve mekan tasarrufu ile şirketlerimize önemli katkılar sunacak projeyi hayata geçirmenin haklı gururunu yaşıyoruz “dedi.

Tiryaki, kurumsal arşiv sisteminin birçok alanda kolaylığından bahsederken belki de çalışanlar için en güzel noktalarından birinin dijital arşive Türkiye’nin her yerinden ulaşabilmeleri olduğunun da altını çizdi.

Ayrıca proje kapsamında “kağıtsız belge ve kalemsiz imza” dönemine de geçildi. Şirketlerin belge ve bilgi alışverişinin elektronik ortama aktarılmasını, internet üzerinden bu bilgilerin anlık olarak yönetilmesini amaçlayan “Elektronik Belge Yönetim Sistemi” oluşturuldu.

Bu projeyle de yazışmalar için harcanan kaynakların da en aza indirilmesi hedefleniyor. Bu proje kapsamında; Yatağan Termik Santral A.Ş, Çatalağzı Termik Santral A.Ş, Entek A.Ş, geçmişlerine ait tüm arşivler elden geçirilip 2.750.000 sayfa belge ve tüm projeler dijitalleştirilerek elektronik ortama aktarıldı.